Kosten Sparen in der Büroreinigung Berlin: Eine Case Study – Sinus Clean
Wie wir einem Coworking Space 30 % Reinigungskosten gespart haben – Praxistipps für Betreiber
Coworking Spaces leben von Flexibilität und Gemeinschaft – doch die Reinigungskosten können schnell zum unkalkulierbaren Faktor werden. Aktuelle Trends und Entwicklungen in der Reinigungsbranche in Berlin zeigen, dass die Branche im Marktumfeld einem starken Wandel unterliegt und sich durch zunehmenden Preisdruck sowie neue Anforderungen an Anbieter auszeichnet. Dabei beeinflussen regionale Unterschiede in den Bundesländern die Reinigungskosten erheblich, da tarifliche und gesetzliche Rahmenbedingungen variieren können. In diesem Artikel verraten wir, wie wir einem Berliner Coworking Space 30 % der monatlichen Reinigungskosten in der Büroreinigung Berlin eingespart haben – mit cleveren Strategien, die jeder umsetzen kann. Die folgende Case Study dient als praktisches Beispiel für erfolgreiche Kosteneinsparungen in der Büroreinigung.
Die Ausgangslage: Hohe Kosten durch ineffiziente Reinigung
Der Coworking Space (450 m², 24/7 geöffnet) hatte ursprünglich:
-
Tägliche Reinigung durch eine teure Reinigungsfirma (Kosten: ~1.800 €/Monat)
-
Unklare Zuständigkeiten (Nutzer hinterließen oft Chaos in Küche & Gemeinschaftsflächen)
-
Unnötige Zusatzleistungen (z. B. tägliche Fensterreinigung)
🔍 Problemanalyse:
-
60 % der Reinigungszeit wurde für „Grundordnung“ (z. B. Geschirr wegräumen) verschwendet.
-
Keine individuell angepassten Reinigungsintervalle.
Im Zusammenhang mit den Löhnen und den Arbeitsbedingungen wirkt sich der gesetzliche und tarifliche Rahmen direkt auf die Reinigungskosten aus. Die Gründe für die hohen Kosten liegen vor allem im aktuellen Marktumfeld, das durch Fachkräftemangel, steigende Löhne und erhöhte Anforderungen an die Dienstleistungsqualität geprägt ist. Für die Analyse der Ausgangslage wurden Angaben, Informationen und Quellen aus amtlichen Statistiken, Branchenberichten und eigenen Erhebungen herangezogen. Im Vergleich zu anderen Standorten und Zeitpunkten zeigt sich, dass die Kostenentwicklung im Coworking-Segment überdurchschnittlich stark angestiegen ist.
Datenanalyse: Wo entstehen die größten Kosten im Reinigungsprozess?
Eine detaillierte Analyse der Daten aus dem Reinigungsprozess zeigt deutlich, dass der größte Anteil der Kosten auf das Personal entfällt – rund 72 % der Gesamtkosten werden durch Löhne und Gehälter verursacht. Das liegt vor allem an der hohen Arbeitsintensität, die in der Reinigungsbranche herrscht. Neben den Personalkosten spielen auch die Ausgaben für Energie und Wasser eine wichtige Rolle, insbesondere bei häufigen und aufwendigen Reinigungsarbeiten.
Unsere Analyse hat ergeben, dass die Reinigungsintervalle einen entscheidenden Einfluss auf die Gesamtkosten haben: Je häufiger gereinigt wird, desto höher sind nicht nur die Personalkosten, sondern auch der Verbrauch von Energie und Wasser. Durch die gezielte Standardisierung der Abläufe und die Anpassung der Intervalle an den tatsächlichen Bedarf konnten wir den Anteil dieser Kosten deutlich senken. Die Daten zeigen, dass eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Reinigungsprozesse die beste Basis für nachhaltige Kosteneinsparungen bietet – ohne dabei die Qualität der Reinigung zu beeinträchtigen.
Die 5 Spar-Strategien, die wirklich funktionierten
📌 1. „Clean-Desk-Policy“ einführen (Selbstverantwortung der Nutzer)
- Regel: Jeder Coworker räumt seinen Arbeitsplatz selbst auf (Müll entsorgen, Geschirr spülen). Die Genauigkeit bei der Umsetzung dieser Clean-Desk-Policy ist entscheidend, um an jeder Stelle im Ablauf die Einhaltung sicherzustellen. Jeder Nutzer ist ein wichtiger Teil des gesamten Reinigungsprozesses.
- Ergebnis: Reduzierung der täglichen Reinigungszeit um 40 Minuten pro Tag → ~200 €/Monat gespart
📌 2. Reinigungsintervalle optimieren (statt „immer alles täglich“)
- Was täglich bleibt: Böden, Toiletten, Desinfektion von Türklinken. Die Optimierung der Bearbeitung und Prozesse in den verschiedenen Bereichen führt zu einer effizienteren Organisation und reduziert die Arbeitsbelastung.
- Was nur noch 2x/Woche gemacht wird: Fenster, Küchenschränke, Mülleimer in Nischenbereichen. Durch die Anpassung der Intervalle konnte die Zahl der Reinigungsvorgänge deutlich gesenkt werden.
- **Ergebnis:**15 % geringere Reinigungskosten durch sinnvolle Reduzierung.
📌 3. Smartes Abfallmanagement (Weniger Leerungen = Weniger Kosten)
- Mülltrennung verbessert → Restmüll muss seltener abgeholt werden. Die Optimierung der Services im Abfallmanagement sorgt für eine effizientere Nutzung von Ressourcen und eine höhere Qualitätssicherung.
- Großbehälter statt kleiner Mülleimer → Leerungen nur noch alle 2 Tage. Anfragen zur Müllentsorgung werden digital erfasst und effizient an die zuständige Stelle weitergeleitet, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- **Ergebnis:**50 €/Monat gespart bei Müllentsorgung.
📌 4. Reinigungsfirma wechseln (Transparentes Preismodell)
- Vorher: Pauschale Monatsrate ohne detaillierte Leistungsliste.
- Nachher: Nur bezahlen, was genutzt wird (keine pauschale Fensterreinigung mehr). Das neue Preismodell sorgt für transparente Preise und eine faire Bezahlung der Reinigungskräfte, wobei tarifliche Vorgaben berücksichtigt werden. Im Vergleich zu anderen Anbietern werden die tariflichen Rahmenbedingungen eingehalten und die Abrechnung klar dargestellt. Die Darstellung der Abrechnung zeigt den Einfluss auf den Umsatz und ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle.
- Ergebnis: 10 % Einsparung durch faire Abrechnung.
📌 5. Hybrid-Modell: Mitarbeiter + Externe kombinieren
- Eigener Minijobber (2x/Woche) für Basics wie Staubwischen & Geschirrspüler einräumen, wobei die tariflichen Rahmenbedingungen und die Einbindung der Beschäftigten im Hybrid-Modell eine wichtige Rolle spielen.
- Profis nur noch für Grundreinigung (1x/Woche) und Sanitärbereiche – in diesen Bereichen werden die Höhe der Einsparungen und die Vielfalt der Dienstleistungen besonders deutlich.
- Ergebnis: Insgesamt 30 % geringere Kosten bei gleicher Sauberkeit, da durch gezielte Verhandlungen mit den Dienstleistern und die Integration der Mitarbeiter als Teil des Modells optimale Ergebnisse erzielt werden.
Umsetzung: So haben wir die Maßnahmen erfolgreich eingeführt
Der Erfolg unserer Kostenreduzierung in der Büroreinigung beruhte auf einer klaren Strategie und der konsequenten Umsetzung in mehreren Schritten. Zunächst stand eine umfassende Analyse der bestehenden Kostenstruktur im Mittelpunkt. Auf dieser Basis wurden gezielt Maßnahmen entwickelt, um die größten Kostentreiber – insbesondere im Bereich Personal und Energie – zu adressieren.
Ein wichtiger Schritt war die Optimierung der Arbeitsprozesse: Durch die Anpassung der Reinigungsintervalle an die tatsächliche Nutzung der Räume und die Einführung effizienterer Abläufe konnten wir die Kosten für Personal, Energie und Wasser spürbar reduzieren. Gleichzeitig haben wir das Angebot um gezielte Zusatzleistungen wie die Fensterreinigung erweitert, um zusätzliche Einnahmen zu generieren und flexibel auf die Wünsche der Nutzer einzugehen.
Die Unterstützung und Motivation der Mitarbeiter spielte eine zentrale Rolle für den Erfolg: Durch transparente Kommunikation, klare Zuständigkeiten und ein positives Arbeitsumfeld konnten wir die Akzeptanz für die neuen Prozesse erhöhen und die Qualität der Reinigung sichern. Die kontinuierliche Überwachung der Kosten und die flexible Anpassung an veränderte Bedingungen sorgten dafür, dass die Maßnahmen dauerhaft Wirkung zeigten. So wurde aus einer einmaligen Umstellung ein nachhaltiger Prozess, der dem Unternehmen langfristig Vorteile verschafft.
Lessons Learned: Was wir empfehlen würden
✔ Nutzer einbinden (Clean-Desk-Policy spart am meisten).
✔ Reinigungsvertrag genau prüfen („All-inclusive“ ist oft teurer als nötig).
✔ Technik nutzen (z. B. selbstreinigende Toiletten oder Luftfilter reduzieren Aufwand).
✔ Regelmäßig Angebote vergleichen (Berlin hat viele Reinigungsfirmen mit unterschiedlichen Preisen). Beim Vergleich sollten Sie gezielt Fragen zu den Besonderheiten und dem Hintergrund der jeweiligen Anbieter stellen und sich einen Überblick über die wichtigsten Informationen und Angaben verschaffen. Nutzen Sie verschiedene Quellen, um die Angaben der Anbieter zu prüfen, und vergleichen Sie die Informationen sorgfältig, um die für Ihre Anforderungen passende Reinigungsfirma zu finden. Die Berliner Reinigungsbranche weist zudem einige Besonderheiten auf, die sich aus ihrem historischen und wirtschaftlichen Hintergrund ergeben und bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten.
Fazit: 30 % Ersparnis sind machbar – ohne Kompromisse bei Hygiene!
Durch smartes Nutzerverhalten, optimierte Intervalle und einen flexiblen Reinigungsmix konnten wir die Kosten von 1.800 € auf ~1.260 €/Monat senken – bei gleicher Sauberkeit. Die Darstellung der Einsparungen im Vergleich zu vorherigen Zeiträumen und anderen Standorten zeigt deutlich die Wirksamkeit der Maßnahmen. Zudem wirkt sich die Optimierung positiv auf den Umsatz aus und hilft, potenzielle Verluste zu vermeiden.
Sie betreiben einen Coworking Space und möchten Reinigungskosten sparen?👉 Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung! Wir analysieren Ihr aktuelles Konzept und finden Einsparpotenziale.
RECHTLICHES
KONTAKT
Telefon
0176 83 85 87 25
info@sinus-clean.de
Billy-Wilder-Promenade 45
14167 Berlin