Wie wir einem Coworking Space 30 % Reinigungskosten gespart haben – Praxistipps für Betreiber

Coworking Spaces leben von Flexibilität und Gemeinschaft – doch die Reinigungskosten können schnell zum unkalkulierbaren Faktor werden. In diesem Artikel verraten wir, wie wir einem Berliner Coworking Space 30 % der monatlichen Reinigungskosten in der Büroreinigung Berlin eingespart haben – mit cleveren Strategien, die jeder umsetzen kann.

Die Ausgangslage: Hohe Kosten durch ineffiziente Reinigung

Der Coworking Space (450 m², 24/7 geöffnet) hatte ursprünglich:

• Tägliche Reinigung durch eine teure Reinigungsfirma (Kosten: ~1.800 €/Monat)

• Unklare Zuständigkeiten (Nutzer hinterließen oft Chaos in Küche & Gemeinschaftsflächen)

• Unnötige Zusatzleistungen (z. B. tägliche Fensterreinigung)

🔍 Problemanalyse:

• 60 % der Reinigungszeit wurde für „Grundordnung“ (z. B. Geschirr wegräumen) verschwendet.

• Keine individuell angepassten Reinigungsintervalle.

Die 5 Spar-Strategien, die wirklich funktionierten

📌 1. „Clean-Desk-Policy“ einführen (Selbstverantwortung der Nutzer)

• Regel: Jeder Coworker räumt seinen Arbeitsplatz selbst auf (Müll entsorgen, Geschirr spülen).

• Ergebnis: Reduzierung der täglichen Reinigungszeit um 40 Minuten pro Tag → ~200 €/Monat gespart.

📌 2. Reinigungsintervalle optimieren (statt „immer alles täglich“)

• Was täglich bleibt: Böden, Toiletten, Desinfektion von Türklinken.

• Was nur noch 2x/Woche gemacht wird: Fenster, Küchenschränke, Mülleimer in Nischenbereichen.

• Ergebnis: 15 % geringere Reinigungskosten durch sinnvolle Reduzierung.

📌 3. Smartes Abfallmanagement (Weniger Leerungen = Weniger Kosten)

• Mülltrennung verbessert → Restmüll muss seltener abgeholt werden.

• Großbehälter statt kleiner Mülleimer → Leerungen nur noch alle 2 Tage.

• Ergebnis: 50 €/Monat gespart bei Müllentsorgung.

📌 4. Reinigungsfirma wechseln (Transparentes Preismodell)

• Vorher: Pauschale Monatsrate ohne detaillierte Leistungsliste.

• Nachher: Nur bezahlen, was genutzt wird (keine pauschale Fensterreinigung mehr).

• Ergebnis: 10 % Einsparung durch faire Abrechnung.

📌 5. Hybrid-Modell: Mitarbeiter + Externe kombinieren

• Eigener Minijobber (2x/Woche) für Basics wie Staubwischen & Geschirrspüler einräumen.

• Profis nur noch für Grundreinigung (1x/Woche) und Sanitärbereiche.

• Ergebnis: Insgesamt 30 % geringere Kosten bei gleicher Sauberkeit.

Lessons Learned: Was wir empfehlen würden

✔ Nutzer einbinden (Clean-Desk-Policy spart am meisten).
✔ Reinigungsvertrag genau prüfen („All-inclusive“ ist oft teurer als nötig).
✔ Technik nutzen (z. B. selbstreinigende Toiletten oder Luftfilter reduzieren Aufwand).
✔ Regelmäßig Angebote vergleichen (Berlin hat viele Reinigungsfirmen mit unterschiedlichen Preisen).

Fazit: 30 % Ersparnis sind machbar – ohne Kompromisse bei Hygiene!

Durch smartes Nutzerverhalten, optimierte Intervalle und einen flexiblen Reinigungsmix konnten wir die Kosten von 1.800 € auf ~1.260 €/Monat senken – bei gleicher Sauberkeit.

Sie betreiben einen Coworking Space und möchten Reinigungskosten sparen?
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